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Méthodologie EMEC : présentation générale


SYNTHÈSE

Nous présentons un dispositif qui permet une communication optimale dans le cadre d'une conférence électronique (MISTICA) entre les partenaires de toute la région ALC (Amérique latine et Caraïbes). Trois axes principaux sont à indentifier :
  • l'envoi d'un courrier de présentation du message original (une fiche avec les données-clés sur le message et un résumé de son contenu)
  • l'archivage de ce message sur un site web associé, selon un classement approprié
  • la traduction : chaque message est traduit en trois langues, de manière que le message puisse être lu en portugais, français, espagnol et anglais (il en est de même pour le message intégral mais la finesse de traduction est différente).
IMPLICATIONS DU DISPOSITIF

Avant d'examiner le contenu et la structure de la méthodologie, il est important avec l'ensemble du groupe qui expérimente cette méthologie de se demander ce qu'EMEC change par rapport aux autres listes qui ne suivent pas cette méthode et selon la perspective des membres de la liste MISTICA.

En ce qui concerne le courrier reçu:

  • on ne reçoit pas un message dans son intégralité mais une très brève fiche de présentation. Pour lire le message entier (dans la langue originale ou après traduction), il est nécessaire de consulter la page web indiquée dans la fiche (de nombreux programmes de courrier permettent d'atteindre directement cette page, par un simple "clic" sur l'URL).
  • les courriers reçus seront en une seule langue (celle choisie par le destinataire)

En ce qui concerne les courriers envoyés:

  • en fonction de la langue qu'on maîtrise le mieux, il est possible d'écrire en portugais, français, espagnol ou anglais.
  • pour que le programme de traduction puisse fonctionner efficacement, il convient de respecter quelques règles de rédaction (elles seront envoyées à la liste dans chaque langue ; voir également l'annexe)

En ce qui concerne l'archivage:

  • pour le courrier qui passe par la liste, il existe actuellement un archivage "classique" effectué au moyen du programme Hypermail, avec une présentation par auteur, dates ou thèmes de discussion
  • lors de l'application d'EMEC, le programme Hypermail sera toujours utilisé pour les messages transitant par la liste, cependant que les messages originaux, sur le site web, seront également archivés, de la même manière dans un premier temps (mêmes possibilités de recherche), puis selon un procédé qui permettra des recherches multi-critères.

Par ailleurs, EMEC implique des droits et des devoirs pour chaque membre de la communauté virtuelle

Droits:

  • écrire dans sa langue
  • lire dans sa langue
  • avoir une charge de lecture et de traitement des messages minimales, gagner du temps dans le domaine de la gestion de son courrier électronique
  • avoir des archives bien organisées dans un site web

Devoirs:

  • s'habituer à ce cadre
  • respecter les règles de rédaction
  • consulter une page web pour lire un message intégral.
STRUCTURE D'EMEC

EMEC est une méthodologie de gestion de listes de diffusion qui présente la particularité de combiner le courrier électronique classique et le recours à un site web associé. Comment s'articulent-ils? Quel type d'information chacun d'eux contient-il?

La fiche de présentation

Cette fiche comporte trois parties principales :

  1. une liste d'informations sur le message
    • auteur
    • titre
    • date d'envoi
    • langue
    • taille du message original (si le message original est en francais) ou du message original traduit (du francais), selon le cas
    • mots-clés
  2. une synthèse du message intégral
  3. les références sur le web du message original

Le site web

Le site web associé à la liste MISTICA fonctionnant dans le cadre d'EMEC comporte quatre parties :

  1. des données concernant la conférence électronique et la communauté virtuelle de MISTICA: répertoire des membres, règles générales sur la communication dans les listes de diffusion, etc…
  2. des données sur la méthodologie EMEC: présentation du projet, FAQ (foire aux questions), guide d'écriture pour aider la traduction automatique, statistiques, évaluations, etc.
  3. l'archivage de(s) liste(s): les messages envoyés à la liste et les textes intégraux de ces messages (envoyés à la liste sous forme de fiche documentaire et synthèse) se trouvent tous deux sur la liste, de même que les documents envoyés en pièces jointes. Le site, en plus d'une section comportant tous les courriers électroniques qui transitent par la liste (classement par thème, date ou auteur), propose un espace où les messages intégraux seront archivés selon une classification spécialement élaborée pour le projet.
  4. une aire de recherche, qui offre la possibilité de trouver des messages à partir de mots ou phrases. À moyen terme, il sera possible de faire des recherches multicritères et par champ (auteur, titre, date, thème…)
INGRÉDIENTS D'EMEC

La méthodologie EMEC doit être "invisible" pour ses utilisateurs. Il existe cependant une logistique importante derrière ce procédé. Au sein de l'équipe de travail, divers postes-clés permettent à EMEC de fonctionner :

Animation de la liste: les débats sont menés par une personne qui lance et guide les discussions, aide à garder le fil de la discussion ou à résoudre les situations délicates, etc. Ce rôle peut être attribué à un ou plusieurs membres de la liste. Avantage principal : permet d'avoir une discussion fluide et efficace.

Modération de la liste: depuis le début, la liste MISTICA est modérée : une personne reçoit tous les messages envoyés à l'adresse <mistica@funredes.org> et décide si elle les transmet à tous les membres de la liste ou non, éventuellement après les avoir édités au besoin. Avantages principaux :

  1. permet d'éviter la "pollution" de la liste par des messages hors-sujet (messages administratifs, publicitaires, etc.)
  2. permet d'envoyer des textes avec une présentation facile à lire.

Documentation: les documentalistes élaborent les fiches de présentation des messages et les archivent. Avantages principaux :

  1. avec les résumés des fiches les membres savent rapidement si le message intégral les intéresse ou non : ils ne perdent pas de temps à lire des contributions qui ne leur sont pas utiles.
  2. les fiches constituent le matériel principal d'une base de données qui respecte les standards de la documentation électronique et elles permettent de procéder à un archivage de qualité
  3. l'objectif étant que la recherche d'information soit facile et ne demande pas un trop grand investissement de temps

Traduction des messages: deux personnes traduisent les fiches et les messages, à l'aide d'un programme de traduction automatique. Avantage principal : chacun peut lire et écrire dans la langue de son choix.

Intégration courrier-site web: les messages originaux et toute la partie archivage de la liste se trouvent sur un site web associé. Une personne a la responsabilité de mettre à disposition sur ce site divers documents (les fiches de présentation, les messages originaux, etc). Avantages principaux :

  1. le fait de placer les textes longs sur le site web permet de ne pas surcharger les membres de la liste
  2. le fait d'avoir les archives sur un site web permet d'effectuer des recherches sur les messages à n'importe quel moment.
ANNEXE : RÈGLES DE RÉDACTION

Voici les recommandations d'écriture des messages électroniques, que nous vous prions d'appliquer, afin de faciliter notre travail et l'efficacité du programme de traduction automatique

TO = texte original

TP = texte préféré

  1. Vérifiez que les textes ne contiennent ni fautes d'orthographe, ni erreurs de syntaxe. Un mot mal orthographié ne sera pas reconnu, ou sera mal traduit. Une erreur de syntaxe peut empêcher le programme d'identifier la fonction syntaxique de tous les mots dans une phrase donnée. Utilisez votre correcteur d'orthographe !
  2. Le moteur de traduction utilisé pour traduire vos textes s'attend à ce que les documents aient une ponctuation correcte. Les signes de ponctuation, tels que le point et la virgule, aident le programme à identifier les unités de traduction (par exemple, les phrases et les propositions). Il convient, donc, de placer un point en fin de chaque phrase. Les signes /, *, _ et - ne doivent pas être collés à des mots. Insérez une espace (mettez un blanc) pour les séparer. Par exemple, changez homme/femme en homme / femme.
  3. Utilisez des lettres majuscules et des lettres minuscules. Une majuscule doit être placée en début de chaque phrase ; une phrase écrite entièrement en majuscules peut entraîner des erreurs de traduction.
  4. Une phrase longue et/ou complexe, devrait être réécrite afin d'apparaître sous la forme de deux, voire de plusieurs phrases plus courtes. Evitez surtout de placer des groupes de mots entre parenthèses ou entre tirets. Evitez également, dans la mesure du possible, l'utilisation des guillemets.
  5. Quand cela est possible, évitez les structures passives, par exemple :
    TO : Une copie du rapport sera envoyée à tous les membres.
    TP : Nous enverrons une copie du rapport à tous les membres.
  6. Évitez l'emploi de locutions idiomatiques. Exemple :
    TO : Il est tombé dans les pommes.
    TP : Il s'est évanoui.
  7. Si le sujet d'une phrase porte sur plus d'un verbe, il vous est recommandé de répéter le sujet devant chaque verbe, comme ceci :
    TO: Il a visité la nouvelle usine, a décidé de l'acheter, puis a changé d'avis.
    TP : Il a visité la nouvelle usine, il a décidé de l'acheter, puis il a changé d'avis.



 

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Dernière modification : 10/03/2000